为了使各学院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步明确公文处理程序，更好地发挥公文的作用，不断提高公文处理工作的效率和质量，特制定本暂行规定。
一、学院收文处理程序包括：签收→登记（分类编号）→拟办→批办→传阅→催办→立卷归档。
二、校内外公文一般由学院党务干事负责管理，学院领导或有关人员代表学院参加会议带回的文件材料应立即送办公室文件管理人员签收。
三、学院文件管理人员对收到的所有公文要按照一定的要求进行编号登记，并记录公文的来源、时间、标题、发文字号、去向和处理结果。各类公文必须附有收文处理单，收文处理单由学校办公室统一印制。
四、学院文件管理人员要将登记后的公文及时送学院办公室主任拟办，并根据拟办意见送有关院领导及相关人员批阅和办理。
五、对机要文件要严格控制传阅范围。对于平件一般采用轮流式传阅法，对于急件、绝密件和密码电报采取专人送阅法。学院领导和有关人员不得将文件擅自存放或带回家中。要求传阅后收回的机要文件，学院办公室文件管理人员必须在规定时间内交回发文单位，并办理注销手续。
六、各学院应将需教职工周知的公文及时传达并公示在告示栏中，学院文件管理人员对需要办理答复的公文，应根据缓急情况和承办时限要求，对承办院领导及时进行督促、检查，并将承办情况和结果及时向批示院领导和学校来文单位答复。要做到件件有着落，事事有结果。
文件办理完毕后，承办者应将办复的结果、办复人姓名、办复时间填写在“学院收文处理单”的“承办”栏内。
七、学院文件管理人员要做好收文的立卷、归档、销毁工作。其工作要求与发文处理程序中环节基本相同。
八、根据上级有关规定，各学院不得以红头文件形式行文或联合行文。
九、各学院的请示事项应向学校相关职能部门报送文件，确需学校领导审批的文件，应报学校办公室机要秘书登记后，学校办公室按有关公文处理程序处理，一般不得直接呈送领导个人。批示意见由学校办公室机要秘书向有关学院及时反馈和答复。
十、各学院对其职权范围内的学生处分文件，须按处分性质分别报教务处、学生工作处、武装保卫处等学校行政职能部门，由相关职能部门按学校行文程序报学校办公室办理。
